De wetenschap achter uw e-mailverkeer

THINKSTOCK
Een onbeantwoorde e-mail kan tot behoorlijk wat frustratie leiden. Een nieuwe studie van de University of Southern California biedt mogelijk enkele oplossingen. De onderzoekers bestudeerden 16 miljard mails, uitgewisseld tussen 2 miljoen mensen. In hun paper onthullen ze wat u kan doen om betere mails op te stellen en sneller antwoord te krijgen.

Wie antwoordt het snelst?

Volgens de onderzoekers beantwoordt 90 procent van de ontvangers een e-mail nog de dag zelf. Maar niet iedereen antwoordt even snel.

De snelste reactie kan u verwachten van een tiener: jongeren antwoorden meestal binnen de dertien minuten. Volwassenen tussen 20 en 35 jaar doen er gemiddeld 16 minuten over.

In de groep 35- tot 50-jarigen bedraagt de gemiddelde responstijd 24 minuten, terwijl vijftigplussers 47 minuten nodig hebben om een antwoord op te stellen. Hun antwoorden zijn overigens opmerkelijk langer.

De studie wees verder uit dat mannen sneller reageren op een mail: het antwoord van een vrouw laat gemiddeld vier minuten langer op zich wachten.

Wie tot slot een mail beantwoordt vanaf een mobiel toestel, doet dat twee keer zo snel als een computergebruiker. Dat komt volgens de onderzoekers omdat een smartphone meestal een signaal geeft wanneer een nieuw bericht binnenkomt. Een antwoord gestuurd met een smartphone is doorgaans het kortst. Het heeft een gemiddelde lengte van 20 woorden, in vergelijking met 27 woorden op tablet en 60 op de computer.

Wie mails beantwoordt met een smartphone of tablet, doet dat doorgaans sneller dan op een computer.
THINKSTOCK Wie mails beantwoordt met een smartphone of tablet, doet dat doorgaans sneller dan op een computer.

Wanneer is de kans op antwoord het grootst?

Bijna iedereen heeft 24 uur op 24 toegang tot zijn e-mailberichten. Dat betekent echter niet dat we er altijd meteen op reageren.

E-mails worden het vaakst beantwoord van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren. Sommigen antwoorden weliswaar ook op weekendmails, maar die reacties zijn trager en korter. Het allerbeste moment om een e-mail te sturen waarop je een antwoord wenst, is 's ochtends op een weekdag.

Ben je al meer dan twee dagen aan het wachten op antwoord? Stuur dan het best een nieuw bericht. Volgens de onderzoekers is er na 48 uur nog maar een zeer kleine kans op een reactie.

Hoe weet je wanneer de conversatie afgelopen is?

Volgens de onderzoekers volgen e-mailgesprekken een vast patroon. Aanvankelijk is elk antwoord ongeveer even lang. Stuur je een mail van meerdere alinea's, dan krijg je er ook meestel een van meerdere alinea's terug.

Dat duurt ongeveer tot in de helft van het gesprek, wanneer de berichten korter beginnen te worden. Een beknopt antwoord hoeft overigens geen negatieve connotatie te hebben. E-mails van amper vijf woorden zijn zelfs het meest gebruikelijk. Meer dan de helft van de verzonden antwoorden bevatten minder dan 43 woorden.

Valt er na een e-mailgesprek een abnormaal lange pauze - komt er na een dag lang over en weer mailen bijvoorbeeld urenlang géén antwoord meer - dan is de conversatie wellicht afgelopen.




Reacties

Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie
Door het plaatsten van een reactie, ga je akkoord met de gedragsregels