Blunder van 26 miljoen euro in begroting is te wijten aan menselijke fout: “Het gevolg van tijdsdruk en onvoldoende controle”, zegt extern auditbureau

In januari raakte bekend dat stad Turnhout een gigantische rekenfout had gemaakt bij de begroting die in december 2019 werd goedgekeurd voor de komende zes jaar. In december was iedereen nog razend enthousiast want het stadsbestuur zou deze legislatuur meer dan 100 miljoen euro investeren. Maar de stad had er dus 26 miljoen euro naast geteld. Geld dat wel stond begroot om uit te geven, maar geld dat de stad niet heeft. Het betrof een gat van bijna 4,5 miljoen per jaar, een enorm bedrag als je weet dat de stad een jaarlijks budget van zo’n 80 miljoen heeft.

Om te achterhalen wie de rekenfout heeft gemaakt en hoe die te lang onopgemerkt kon blijven, stelde de stad een extern auditbureau aan om de interne processen door te lichten en de kans op fouten in de toekomst te verlagen. De resultaten van dat onderzoek werden maandagavond bekendgemaakt tijdens de digitale gemeenteraad. “We onderzochten de verschillende componenten van het budgetteringsproces”, zegt Jan Van Looveren, auditor bij Deloitte. “We hebben de procedures en interne controles doorgelicht, de rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers geanalyseerd en het gebruik van systemen en software onder de loep genomen. Daarna hebben we het gelopen proces vergeleken met goede praktijken en hebben we een aantal aanbevelingen geformuleerd.”

Tijdens het onderzoek kwam naar boven dat de rekenfout van 26 miljoen euro niet bewust werd gemaakt. De rekenfout die aan de basis lag, kwam er na een manuele fout die een medewerker van de financiële dienst van de stad maakte bij de verwerking van een spreadsheet. “In het rapport van de auditor luidt de conclusie dat er geen sprake was van kwaad opzet. Een geheel van factoren leidde tot de vergissing: tijdsdruk, een nieuwe werkwijze door de samensmelting van Stad en OCMW, ontoereikende interne controle, andere software en personeelsproblematiek”, klinkt het bij de stad.

De auditor heeft meteen ook een lijst met aanbevelingen opgesteld hoe nieuwe blunders in de toekomst vermeden kunnen worden. Deloitte stelt vier verbeteringen voor: maak een draaiboek voor het financiële luik van het meerjarenplan, bouw meer controles in, werk binnen een boekhoudsysteem en zorg voor back-ups op enkele sleutelposities. “We maken er nu een prioriteit van om de aanbevelingen van de auditor om te zetten in de praktijk”, zegt schepen van Financiën Francis Stijnen. “Via een rentabiliteitsoefening die momenteel loopt in de organisatie willen we ook de pensioenreserve verder aanvullen tegen de opmaak van het aangepast meerjarenplan in het najaar.” Om het tekort van 26 miljoen euro weg te werken in de begroting werd immers 26 miljoen minder in de pensioenkas gestoken dan gepland.