Moeite met af kicken van je mailbox op vakantie? Expert geeft tips: “Begin een week op voorhand”

Dagelijks krijgen we er minstens tientallen, sommigen zelfs honderd: e-mails. Op vakantie moet je die knop kunnen omdraaien, niet? Die vraag legden we voor aan Florence Pérès, auteur van het boek ‘Digital Detox’. “Je hebt integrators en separators. Afhankelijk van welk type je bent, heb je wel of geen probleem met mails bekijken op vakanties”, begint ze.

De eerste groep van integrators vindt het absoluut niet erg dat het werk hun privéleven binnendringt. “Een integrator houdt ervan om tussen het werk door met de hond te wandelen of met de kinderen te spelen om dan ‘s avonds opnieuw achter de computer te kruipen. Dit type leest bijvoorbeeld ook zijn e-mails in het weekend.” De tweede groep, de separators, vindt het wel vervelend dat de balans voor een stuk zoek is. “Deze groep heeft meer moeite met thuiswerk, omdat ze een duidelijke afbakening missen. Zij stoppen dus graag met werken als de klassieke werkdag gedaan is.” 

Al volgt er vrij snel een belangrijke maar. “Ook voor die eerste groep is het van belang om te ‘deconnecteren’ met het werk. Ze hebben er schijnbaar geen probleem mee om na de uren te werken, maar studies wijzen op het belang van volledig uit te checken en op vakantie zo min mogelijk aan het werk te zijn.”

Er zijn zeker mensen, bijvoorbeeld zelfstandigen of leidinggevenden, die toch graag de vinger aan de pols houden. “Je kán jouw mails checken, maar doe dan aan ‘boxing’: gedurende maximum twintig minuten overloop je op een rustige plek enkele mails. Elke dag op hetzelfde tijdstip. Voor de rest van de dag kruip je opnieuw in de ‘vakantiebox’. Wie die afbakening niet maakt, raakt in de verleiding om op elk tijdstip van de dag zijn mails te openen.”

Maar heb je dan wéér niet het gevoel dat je iets moet op vakantie? “Boxen is er alleen voor mensen die kiezen om hun mails te bekijken op vakantie. Dus je moet natuurlijk helemaal niets.”

De telefoon is meer dan een communicatietool. We gebruiken hem op reis ook als fototoestel, als GPS, om het weer te voorspellen of een hotel te boeken. “We zijn dan maar één klik verwijderd van het werk. We zijn wat verslaafd geraakt aan onze toestellen. Ook al weten we dat we mogen ‘deconnecteren’ en de toestemming krijgen om af te ronden: velen zijn geneigd om online te blijven.”

“Als er een mail binnenkomt, krijg je een shot dopamine en werkt ons genotshormoon. We houden van nieuwe prikkels en snakken soms zelfs naar dat gevoel van een nieuw mailtje.” Dus ja, het is normaal dat je op vakantie even moet afkicken. “Als leidinggevende mag je best uitspreken dat je werknemers na de uren niet bereikbaar moeten zijn. Ik zie een positieve evolutie in bedrijven: we beseffen dat het belangrijk is om af en toe niet bereikbaar te zijn. De verslaving ligt vaker bij jezelf.”

Een tip zowel voor op vakantie als voor na de werkuren: zet je notificaties uit. “Na de uren zet je best die van slack, e-mail en WhatsApp uit. Op vakantie filter je maar beter alles: van sociale media tot nieuwssites. Het enige wat zou mogen doorkomen zijn sms’jes. Op die manier bouw je de afhankelijkheid en de dopamineshots af.”

Aan een gelukzalige vakantie komt natuurlijk ook een eind. Helemaal opgeladen ben je klaar om er opnieuw in te vliegen, maar dan wacht jou al een eerste vervelende taak: het uitploeteren van je overvolle mailbox. Moet dat echt zo grondig? Pérès: “Je kan er wel van uitgaan dat problemen die echt dringend waren, ondertussen al van de baan zijn. Aan oudere mails kun je dus al minder aandacht besteden.”

“Wat je wel kan doen is je out of office laten aanstaan tot en met de eerste dag van terugkeer, zodat je die dag nog voldoende tijd hebt om mails te lezen. Ik hoor van sommigen dat ze niet langer dan een week op vakantie gaan, uit schrik voor alle mails achteraf. Dan is er structureel iets fout met de werkdruk, lijkt me.”

Samengevat zegt Pérès het zo: “Stem dus voor je vertrek af welke collega het grootste deel van de mails voor je opvolgt, dan heb je een geruster gemoed. En laat ook aan je klanten weten wie je werk opvolgt, dan krijg je al minder mails in de eerste plaats.”

Lees meer: Digital Detox, Florence Pérès, Lannoo,  19,99 euro.
Je kan het boek hier kopen.

Als vrouw maak je best de eerste 10 jaar van je carrière promotie. “Daarna neemt je kans erop af”

Op sociale media delen we massaal de meest herkenbare frustraties van het kantoorleven