To meet or not to meet: 5 tips voor een goede vergadering

Getty Images/iStockphoto
Nutteloze, vermoeiende meetings zorgen voor een sleur in het leven van heel wat werknemers. Kijk jij ook weleens versuft naar de klok, hopende dat de wijzers spontaan wat sneller gaan tikken? Het kan ook anders. Onderzoekers leggen uit hoe je een meeting praktisch en interessant houdt. Een bloemlezing. 

1. Misschien ben jij het probleem

Oké, misschien vond jij die meeting supernuttig, handig en interessant. Maar je moet er rekening mee houden dat er bijna altijd iemand is met een afwijkende mening. Steven G. Rogelberg, meetingonderzoeker, ontdekte dat mensen die vergaderingen leiden vaak een te positief beeld hebben over hoe het er echt aan toeging. “Kwam jij vaak aan het woord? Dan heb je sneller het gevoel dat alles van een leien dakje liep”, legt hij uit. 

Ga in tegen je gevoel en vraag de mensen die in de vergadering zaten ook echt om hun mening: wat vonden ze van de structuur, vonden ze de aanpak goed, etc. 

2. Moet je ook écht samenkomen? 

Niemand zit voor zijn plezier in een kleine vergaderruimte om iets te bespreken dat eigenlijk ook via e-mail meegedeeld kon worden. Het verspilt tijd (en frisse lucht). Denk daarom even goed na voor je een meeting inplant. 

“Zorg er altijd voor dat er tijdens een meeting antwoorden komen op vragen, en dus niet alleen opdrachten gegeven worden", stelt Rogelberg. “Als je alleen opdrachten wil geven, dan kan je het evengoed via e-mail doen." 

3. Je meeting hoeft niet altijd een uur te duren

Stap af van het vaste uurtje. Rogelberg geeft aan dat wanneer kalendersoftware werd uitgevonden, een uur de standaardinstelling was. Kortom, er werd niet nagedacht over het welzijn van mensen. Soms is het gewoon beter om iets minder lang samen te komen omdat we onder wat druk gewoon beter presteren. Daarnaast verdoe je op deze manier minder tijd. 

4. Hou ze klein

Nodig niet zomaar iedereen uit van wie je denkt dat ze ook maar iets nuttigs kunnen zeggen tijdens de vergadering. Rogelberg stelt dat meer dan 10 mensen in een meeting bijvoorbeeld bij bedrijven als Google uit den boze zijn. Amazon heeft de ludieke ‘twee pizzaregel’: er mogen niet meer mensen dan pizzastukken aanwezig zijn op hun meetings. 

“Er is geen magisch getal, want het hangt allemaal af van wat je juist wil verwezenlijken", meent Rogelberg. “Maar met groepen van 8 en meer moeten de ruimtes zich er al toe leunen, en vaak is dat niet het geval.” Nodig dus niet meteen Jan, Pier, Tjoris en Corneel uit voor elke meeting maar denk ook na over wie ook écht zijn steentje bijdraagt. 

5. Weet wanneer het genoeg is 

“Het is oké om een meeting stop te zetten als die compleet nutteloos is”, stelt Rogelberg. “Als voorzitter mag je echt zeggen “Weet je wat, waarom laten we het hier niet bij, we hebben dit, dit en dit al kunnen doen”, als je merkt dat je mensen er niet meer uitkomen.” Bekijk achteraf wat je beter anders had kunnen doen en neem die lessen mee naar je volgende meetings. 




1 reactie

Alle reacties worden voor publicatie gelezen -en goed- of afgekeurd- door het moderatie-team van HLN. Elke reactie moet voldoen aan deze gedragsregels.
Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie.


  • Ben Ronnse

    Maar te weinig vergaderingen is dan ook weer niet goed. Hou er rekening mee dat mensen betrokken willen/moeten zijn om iets tot een goed eind te brengen. En mail/sociale media/chat/... is nu eenmaal heel onpersoonlijk, en verliezen veel van "het gevoel"...