Tips voor een originele, maar professionele ‘out of office’

Shutterstock
Vertrek je binnenkort op vakantie? Dan moet je waarschijnlijk een ‘out of office’ instellen. Dat lijkt poepsimpel, maar is het niet. Want wat moet er allemaal instaan? En hoe vermijd je dat je bericht oersaai is? Florence Pérès, auteur van het boek ‘Digital Detox’ en coach bij het consultancybedrijf Better Minds At Work, geeft enkele tips.

Wanneer? 

Florence Pérès: “Het is een goed idee om je out-of-officebericht een dag voor vertrek in te schakelen. Zo heb je rustig de tijd om belangrijke taken af te werken. Laat hem een dag na je terugkomst pas aflopen. Op die manier krijg je de kans om weer rustig op gang te komen op de eerste werkdag.” 

Op zich maakt het ook niet uit hoe lang je vrijaf neemt. Ook voor één dag raadt Pérès aan om een out-of-officemail in te stellen. “Het kan gemoedsrust geven dat de andere weet dat je niet zal antwoorden. Dan hoef je de godganse dag niet aan je werk te denken. Je kan zelfs een out-of-the-zonebericht maken. Wil je bijvoorbeeld vrijdagvoormiddag geconcentreerd werken aan een project? Dan kan je een automatische boodschap maken: ‘Ik ben niet bereikbaar deze voormiddag, maar deze namiddag zal ik je mail beantwoorden’.” 

Wat? 

Is er een collega die je takenpakket overneemt? Dan kan je zijn of haar contactgegevens vermelden in de mail. “Vergeet dan wel niet om je collega te briefen”, stipt Pérès aan. 

“Wie een automatische handtekening heeft, leest die ook beter eventjes na. Zo geef je geen dubbele informatie.” Wat je nooit of te nimmer moet vermelden in het out-of-officebericht? Je gsm-nummer. “Mensen die je écht moeten bereiken, hebben je persoonlijke telefoonnummer al. Mensen die het niet hebben, moeten je ook niet storen tijdens je vakantie.” 

Hoe persoonlijk? 

Je mail moet uiteraard de juiste informatie bevatten, zoals de data die je afwezig bent. Maar je mag zelf kiezen hoe persoonlijk je het berichtje maakt. “Wees vooral authentiek. Wie redelijk discreet is, mag gerust een droge tekst schrijven en vermelden dat ie afwezig is en z’n mailbox niet bekijkt. Punt. Ben je een flapuit en wil je zeggen dat je cocktails gaat drinken op Hawaï? Als dat past bij je karakter, waarom niet?” 

Hoe grappig? 

Hoe origineler je automatisch bericht is, hoe leuker, maar er zijn volgens Pérès een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. “Stel jezelf de vraag of het bij je functie past. Een baas kan zich al wat meer permitteren, maar iemand die vaak in contact staat met klanten gaat beter voorzichtig te werk. Anders komt je mail misschien te nonchalant of te verwarrend over. Ook het bedrijf waarin je werkt speelt een rol. Focust het op kritische zaken, zoals een bank of een organisatie in de medische sector? Dan is het aangeraden om je tekst redelijk sec te houden. Bij een cateringbedrijf is het een ander verhaal en zie ik geen graten in een goedbedoeld mopje. Tot slot moet het ook passen bij je karakter. Droogstoppels moeten niet plots grappig uit de hoek proberen komen. Dat komt vreemd over.” 

Wees consequent

Laat je op vakantie niet verleiden om je mails tóch te beantwoorden, waarschuwt de consultant. “Ik ken een heleboel mensen die graag op de hoogte blijven van wat er zich afspeelt op het thuisfront. Dan mag je jouw mails gerust lezen. Maar wees voorzichtig met het reageren op berichten.” Anders gaan mensen er straks vanuit dat ze je toch kunnen lastigvallen, ook als je op reis bent. 

Wie per se z’n mailbox wil checken, kan dat het best bewust inplannen. “Reken er bijvoorbeeld een kwartiertje voor uit, zodat je 100% gefocust bent op het werk. Na dat kwartiertje kan je weer met volle teugen genieten van je vakantie, zonder af en toe te piekeren over het werk.” 

Ben je op zoek naar een ludiek alternatief voor je automatisch bericht, maar zit je zonder inspiratie? Pérès deelt alvast haar favorieten, die ze de voorbije jaren is tegengekomen. 

• “Als het dringend is en je me per se wil storen, kan je me via Twitter een bericht sturen. Mijn account is @YOUAREINTERRUPTINGMYVACATION!”

• “Sorry, mijn ‘out of office’ gaf je waarschijnlijk een foute indruk over mijn enthousiasme en reactiesnelheid. Vanaf XX/XX/XXXX zal ik je mail behandelen zoals anders.”

• “Je ontvangt op dit moment een out-of-officereply omdat ik niet aanwezig ben. Als ik wél op kantoor zou zijn, is de kans overigens groot dat je helemaal niets zou ontvangen.”

• “Ik ben niet op kantoor tot XX/XX/XXXX en heb geen toegang tot mijn mails. Als dit een noodgeval is, bel dan 112.”

• Beste lezer, ik ben niet aanwezig tot en met XX/XX/XXXX. Geniet van de stilte.”




1 reactie

Alle reacties worden voor publicatie gelezen -en goed- of afgekeurd- door het moderatie-team van HLN. Elke reactie moet voldoen aan deze gedragsregels.
Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie.


  • Peter Buyck

    Geen enkel voorbeeld geeft een professionele noch grappige indruk.