De kans is groot dat je Gmail wel eens hebt gebruikt. De kans is nog groter dat je niet alles uit de maildienst hebt gehaald, omdat je die extra functies niet kent. Je kunt er tegenwoordig meer mee doen dan alleen rondmailen en berichtjes lezen. Veel van die handige trucjes zorgen er zelfs voor dat je minder lang bezig bent om je inbox op te ruimen of lange mails te typen. 

Gmail heeft veel slimme shortcuts die je flink wat tijd besparen. Wil je zien welke? Druk, terwijl Gmail openstaat, op ‘Shift-?’ en je ziet een hele waslijst aan shortcuts. Sommigen staan automatisch aan, anderen dien je via de instellingen aan te vinken.

Wanneer je een e-mailconversatie bekijkt, druk je op de N-toets om naar het volgende bericht in de conversatie te gaan en op de P-toets om naar het vorige bericht te gaan. Druk op de Entertoets om berichten in een conversatie uit te vouwen of in te klappen.

Druk op de C-toets om een nieuw bericht op te stellen. Gebruik Shift-C om een bericht in een nieuw venster te beginnen of op de D-toets om een bericht in een nieuw tabblad op te stellen. Als je een e-mail geopend hebt, ga je met de J-toets naar de volgende e-mail in je Postvak IN en met de K-toets naar de vorige e-mail.

Als je een gesprek hebt geopend, drukt je op de R-toets om de afzender te beantwoorden en op de A-toets om iedereen te beantwoorden. Met de F-toets kun je een gesprek doorsturen. Druk op Shift met een van deze commando’s en je doet al deze handelingen in een nieuw venster.

Soms word je ongevraagd meegenomen in eindeloze mailconversaties waar je niet op zit te wachten. Je kunt deze gesprekken simpelweg negeren (of ‘muten’). Druk op de drie verticale puntjes aan de bovenkant van de mail (naast het label-icoontje) en kies dan ‘negeren’. 

Daarna wordt het bericht verplaatst naar je archiefmap. Je kunt ook – als je shortcuts hebt ingeschakeld – de desbetreffende conversatie selecteren en de M-toets gebruiken om hem te dempen. Alle toekomstige reacties blijven uit je Postvak IN. Lekker rustig.

Je kunt binnen Gmail een bericht automatisch laten vernietigen. Net als in Mission Impossible, maar dan minder explosief. 

Schrijf een mail en klik vervolgens op het icoontje onder je bericht met het slotje en de klok. Je komt dan in een nieuw minivenster waarin je kunt kiezen hoelang het bericht blijft bestaan voordat het verloopt. Iedereen die de e-mail ontvangt, kan hem niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Zeer handig voor e-mails die gevoelige informatie bevatten.

Iedereen weet dat je mappen kunt maken waar je e-mails naar toe sleept, maar wat als je deze gedachte nu eens omdraait. In plaats van een bericht in een map te plaatsen, wordt het label op het bericht geplaatst en zo automatisch in de bijbehorende map. Hierbij doet het label dienst als stickertje boven op je mail. Bovendien kun je meerdere labels op een mail plaatsen. Zo houd je meer overzicht in je postvak. 

Deze truc geldt ook voor mail die je aan het opstellen bent. Je kunt mappen daarnaast voorzien van kleurtjes en ook weer sub-labels maken binnen een map. Labels maak je eenvoudig aan middels het vierkante pijltje naar rechts onder de zoekbalk, vlak voor de drie puntjes met ‘Meer’.

Om het wissen van ongewenste mail te versnellen, kun je de ‘Automatisch doorgaan’-functie inschakelen. Hiermee stuurt Gmail je niet terug naar je inbox als je een geopend bericht verwijdert. Om auto-advance in te schakelen, ga je naar je Gmail-instellingen en kies je vervolgens voor ‘Alle instellingen’. Onder het tabblad ‘Algemeen’ klik je vervolgens op ‘Geavanceerd’, daar vind je ‘Automatisch doorgaan’. Aanklikken, wijzigingen opslaan en snoeien maar.

Als je vaak hetzelfde (soort) bericht mailt, kun je veel tijd besparen door hiervoor een sjabloon te maken. Je kunt tientallen verschillende Gmail-sjablonen aanmaken, die je met een paar klikken in de tekst van een e-mail kunt invoegen. Vervolgens doe je een paar persoonlijke aanvullingen en klaar. 

Ga naar de instellingen en klik onder het tabblad ‘Algemeen’ op ‘Geavanceerd’. Klik op de functie om hem aan te zetten. Ga terug naar je inbox, open een nieuwe mail en typ exact wat je wilt dat de tekst van het sjabloon wordt. Als je klaar bent, klik je op het menu met drie puntjes ‘Meer’ rechtsonder in het venster met de tekstopmaak. Ga naar ‘Sjablonen’ en selecteer vervolgens ‘Concepten opslaan als sjabloon’. 

Nu hoef je het sjabloon alleen nog maar een gemakkelijk herkenbare naam te geven, bijvoorbeeld ‘verkooppraatje’. Om een sjabloon te gebruiken, open je een nieuw pop-upvenster voor het opstellen van e-mail, klik je op het menu met de drie puntjes en opnieuw op ‘Sjablonen’, en selecteer je de naam van het sjabloon dat in het menuscherm verschijnt.