Kortenaken voert papierloos vergaderen in

De gemeente stelt aan de collegeleden laptops ter beschikking.
ANP De gemeente stelt aan de collegeleden laptops ter beschikking.
Het college van burgemeester en schepenen gaat laptops ter beschikking te stellen aan de collegeleden. Op die manier wordt het mogelijk gemaakt om volledig papierloos en digitaal te vergaderen tijdens de wekelijkse zittingen van het college.

In 2017 werd geïnvesteerd in de aankoop van een notuleringssoftware waardoor het beslissingsproces al werd gedigitaliseerd. De diensten en collegeleden dienen digitaal voorstellen in die via elektronische weg doorstromen naar de zittingen. Door de aankoop van laptops wordt het nu ook mogelijk om de dossiers volledig digitaal te raadplegen en te behandelen tijdens de vergaderingen en zelfs vooraf te stemmen.

Efficiënter

“Waar vroeger nog hopen papieren dossiers werden afgedrukt, zal nu alles digitaal verzameld worden. Zo is het dossier altijd compleet, blader je gemakkelijker door de stukken heen en heb je de juiste documenten sneller bij de hand. Ook het archiveren en opzoeken achteraf verloopt een stuk efficiënter. Gezien de hoge vergaderfrequentie van het college, betekent dit voor bestuur én personeel een belangrijke tijdsbesparing,” aldus schepen van ICT, Kristof Mollu (CD&V). 

Veiliger en beter voor milieu

Het digitaliseren van de vergaderstukken zorgt er ook voor dat de printkosten worden geminimaliseerd en het is bovendien beter voor het milieu”, gaat de schepen verder. “Daarnaast is papier vaak niet het meest veilige medium: soms worden er dossiers vergeten, laat men ze rondslingeren of vernietigt men ze niet op de correcte manier. Een digitale vergaderoplossing kan meer veiligheden bieden omdat je zeker bent van een recente back-up. Er kan ook makkelijker toegang verleend of ontzegd worden tot bepaalde documenten op persoonsniveau. Kortom, functionaliteiten die een organisatie nodig heeft om op een veilige en verantwoorde manier gegevens te verwerken.”




Reacties

Alle reacties worden voor publicatie gelezen -en goed- of afgekeurd- door het moderatie-team van HLN. Elke reactie moet voldoen aan deze gedragsregels.
Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie.