Gesponsorde inhoud

HR-digitalisering en interne communicatie: benader je interne medewerkers als klanten

Kiezen voor één human resources information system (HRIS) kan helpen om
de versnippering tegen te gaan. Maar dat moet dan wel voldoen aan enkele duidelijke
verwachtingen, zeker naar de medewerkers toe.
delaware Kiezen voor één human resources information system (HRIS) kan helpen om de versnippering tegen te gaan. Maar dat moet dan wel voldoen aan enkele duidelijke verwachtingen, zeker naar de medewerkers toe.

De digitalisering van HR gaat onverminderd verder. En dat is maar goed ook. HR kan pas een volwaardige strategische partner zijn wanneer ze helemaal digitaal gaat. Maar die digitalisering verloopt nog niet altijd even vlot. Uit onderzoek dat we eerder dit jaar deden, bleek net dat er heel veel fragmentatie is. Ook al zijn heel wat HR-activiteiten al gedigitaliseerd en staan er nog veel digitaliseringsprojecten op de planning, een goede integratie ontbreekt. Dat maakt een geïntegreerd databeheer bijkomend uitdagend: er wordt gewoon gewerkt met te veel verschillende leveranciers die elk hun eigen systemen meebrengen.

Net daarin schuilt het gevaar: om zinvolle besluiten te kunnen nemen, heb je zinnige data nodig. En dat wil zeggen: data die geïntegreerd kan worden om zo actiegerichte beslissingen te kunnen nemen. Kiezen voor één human resources information system (HRIS) kan helpen om de versnippering tegen te gaan. Maar dat moet dan wel voldoen aan enkele duidelijke verwachtingen, zeker naar de medewerkers toe. Die verwachten namelijk een gebruikservaring vergelijkbaar aan wat ze via apps en platformen in de privésfeer terugvinden.

Wil je nu al graag meer weten? Klik dan snel hier.

Het belang van goede communicatie

Wanneer we als particulier niet tevreden zijn over een digitaal platform, dan switchen we gewoon. Als medewerker binnen een bedrijfscontext is dat niet zo eenvoudig. Medewerkers kunnen niet om de bedrijfssystemen heen. Door de verdere digitalisering van je HR te koppelen aan de algemene bedrijfsdoelstellingen enerzijds en de verwachtingen van de medewerkers anderzijds, kan je alsnog de kloof in je HR-digitalisering overbruggen en iedereen ‘aan boord’ houden.

Hou daarbij rekening met de ‘5 W’s en 1 H’ regel. Een bijkomende tip: wanneer je deze regel toepast, kijk dan zowel naar het verleden als naar de toekomst.

1. Waarom: waarom vindt de HR-digitalisering plaats? Waarom was dit in het verleden niet zo? Waarom is dit van belang voor de toekomst?

2. Wat: wat gaat er veranderen? Wat was er voordien? Wat zal er zijn in de toekomst?

3. Wie: wie was betrokken bij de beslissing en op wie heeft deze verandering impact?

4. Wanneer: wanneer gebeuren de veranderingen?

5. Waar: waar vinden de veranderingen plaats?

Hoe: hoe zal de verdere HR-digitalisering uitgerold worden? Hoe zal de training verlopen?

Enkele tips:

Betrek je medewerkers bij je initiatieven. Je zal niet ieders mening omtrent alles kunnen vragen, maar door gebruik te maken van bv. ‘user groups’, kan je de noden juist(er) capteren en gerichter communiceren.

- Hang de verdere HR-digitalisering op aan een breder verhaal, bv. de strategische richting voor de hele organisatie. Door de juiste verbanden te leggen, kan je aangeven aan iedereen waar je gezamenlijk naartoe werkt. Door in te zetten op een ‘samen staan we sterker’ sentiment, kan je meer ‘goodwill’ en ‘buy-in’ krijgen.

- Wees realistisch. Schets een duidelijk toekomstbeeld van waar we heen willen en wat iedereen mag verwachten. Erken dat niet alles vanaf dag één super zal zijn (Rome werd ook niet in een dag gebouwd), maar schets een duidelijke route over de middellange termijn.

- Denk altijd ‘WIIFTE’. Wat je ook doet, ‘What’s In It For The Employee’ zou centraal moeten staan in al je communicatie. Door je steeds in de schoenen van de medewerkers te plaatsen, kan je kritisch blijven kijken naar de eigen verandering en de communicatie errond.

- Wees transparant. Hou geen info achter, maar vermijd tegelijk ook ‘too much information’ (TMI). Deel info op in rangorde van dalende belangrijkheid. ‘Must know’ informatie stuur je proactief naar alle betrokkenen; ‘nice to know’ informatie maak je gewoon vrijelijk beschikbaar.

Van EX naar DEX

Eigenlijk kan je je medewerkers benaderen zoals je jouw klanten benadert. Elk van ons heeft uiteindelijk een hele reeks klantenervaringen of ‘customer experiences’ (CX): percepties van bedrijven en merken gebaseerd op onze contacten doorheen de ‘customer journey’. Zo hebben we ook een bepaalde ‘employee experience’ (EX): percepties die we als medewerker van onze werkgever hebben, gebaseerd op de som van alle contactmomenten tussen beide. Steeds meer van die contactmomenten zijn trouwens digitaal waardoor we steeds vaker spreken van de ‘digital employee experience’ (of DEX). Door je werknemers meer inzage te geven in het traject (en deels ook wel in de complexiteit die ermee gepaard gaat), kan je net heel wat ‘goodwill’ creëren voor de verder digitalisering van je HR.

Bekijk de ‘employee experience’ dus door een ‘customer experience’ bril en benader je medewerkers als interne klanten. Bedenk dan: wat hebben we nodig om onze (interne) klanten tevreden te houden? En vergeet niet: (interne) klant is koning!

Digital Employee Experience
delaware Digital Employee Experience

Wil je meer leren over change, interne communicatie en de verdere digitalisering van je human resources? Lees er alles over in ons rapport:

“HR-Digitalisering in Vlaanderen – vandaag en morgen. Een huidige stand van zaken en vooruitblik op de toekomst”.

Dit rapport, van de hand van delaware en vacature.com, kan je gratis online downloaden.

Wil je graag meer weten of ons contacteren? Ga dan snel naar onze website.




Reacties

Alle reacties worden voor publicatie gelezen -en goed- of afgekeurd- door het moderatie-team van HLN. Elke reactie moet voldoen aan deze gedragsregels.
Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie.