Een videomeeting met collega’s: wat zegt de etiquette?

Het aantal thuiswerkers in ons land is sinds het uitbreken van de coronacrisis niet meer te tellen. Via allerhande apps, conference calls en videomeetings blijven ze in contact met collega’s. Maar hoe pak je zo’n videomeeting nu aan? In je pyjama je collega’s begroeten is uiteraard not done. Maar wat zegt de videomeeting-etiquette nog? Jobat.be zet het voor je op een rij. 

1. Wees op tijd

Iedereen kan eens te laat zijn voor een vergadering, maar als je van thuis uit werkt, is daar geen excuus voor. Zorg ervoor dat je tijdig alle nodige papieren bij de hand hebt, of dat de nodige documenten alvast openstaan op je computer. Test ook op voorhand of de app of tool die je zal gebruiken goed werkt, zodat er geen connectie- of andere problemen zijn bij de start van de vergadering.

TipDownload hier onze thuiswerkgids.

2. Kleed je professioneel

Thuiswerken nodigt uit om in gemakkelijke kledij aan je bureau te zitten. Staat er een videomeeting gepland, dan is het toch aan te raden om je training of pyjama even in te wisselen voor een meer professionele look. Het toont aan dat je je gesprekspartners én het onderwerp van de vergadering serieus neemt.

3. Zorg dat je goed zichtbaar bent

Vergis je niet. Ook tijdens een videomeeting zijn lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen belangrijk om het gesprek aangenaam te doen verlopen. Zorg er dus voor dat je gesprekspartners je goed kunnen zien. Verwijder eventueel de sticker die je over de camera plakte, zit niet te dicht bij het scherm en zorg ervoor dat je in het midden van het ‘camerakader’ zit. Ook de verlichting is van belang. Sluit het gordijn als je te veel belicht wordt, of doe de lichten branden als het te duister is. In de meeste tools kan je dit checken aangezien je ook jezelf ziet in een kleiner kadertje. Let wel, de bedoeling is dat je tijdens de vergadering in de camera kijkt en niet naar jezelf.

4. Geef niet te veel prijs

Let goed op wat er allemaal te zien is in beeld. Je collega’s hoeven uiteraard geen inkijk te hebben in je toiletruimte of slaapkamer. Hoe neutraler en opgeruimder de achtergrond, hoe beter.

5. Zorg voor een duidelijk en aangenaam geluid

Als je het niet gewoon bent om videomeetings te doen, ben je waarschijnlijk niet in het bezit van een headset of microfoon. Dan ben je dus aangewezen op de microfoon van je computer. Weet dat je in veel gevallen kan sleutelen aan het geluid, zowel wat het volume als de klank betreft. In de meeste tools kan je dit ook testen. Zorg er dus voor dat je niet te luid klinkt en vermijd de irritante ‘metaalklank’. Ben je zelf even niet aan het woord? Zet dan je microfoon op stil. Het spreekt ook voor zich dat je zoveel mogelijk achtergrondgeluiden (kinderen, straatlawaai …) probeert te bannen.

DE JUISTE TOOL VOOR EEN VIDEOMEETING

Veel organisaties hebben al een standaardtool voor video- en conference calls. Is jouw organisatie er nog niet mee vertrouwd? Dan zijn de volgende tools zeker een aanrader.

1. Skype For Business

In dit platform van Microsoft zijn verschillende communicatiemethodes geïntegreerd in één app: chat, video conference, telefoon en de optie om documenten te delen. Skype werkt op alle apparaten. Wie Skype wil gebruiken, moet eenmalig een account aanmaken.

2. Google Hangouts

Met Google Hangouts kan je chatten en videobellen. Google Hangouts werkt met een Google-account. 

3. Zoom

Ook Zoom is in opmars bij telewerkers, en dat wegens de goede audio- en videofunctionaliteiten. Zelfs met de gratis versie van Zoom is het mogelijk om tot 100 deelnemers toe te voegen aan een gesprek. Bovendien zijn er goede mogelijkheden om je scherm te delen.

Uiteraard zijn er nog veel andere opties. Het komt erop aan om die tool te kiezen die het best aansluit bij de noden van je organisatie. Je zal merken dat een gratis tool in veel gevallen voldoende is voor een eenvoudige videomeeting.

Thuiswerken op een productieve én gezonde manier? Je leest er alles over in deze e-gids.

Door de maatregelen tegen corona zitten veel mensen de komende weken aan huis gekluisterd. Binnen ‘Mijn Thuisblijfgids’ vind je allerlei tips van onze experten en journalisten zodat je deze periode met succes kan doorkomen.  

Lees meer op Jobat.be:

Tijdelijk werkloos? Hier vind je alle antwoorden

Dit zijn de 12 grootste vergaderfrustraties

Zoveel bedraagt de vergoeding voor thuiswerk

BronJobat.be.