Met deze aanpak blijf je slechte betalers een stap voor

Shutterstock
Zowat elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: wanbetalers. Vervelend, maar ook gevaarlijk voor je business. Als klanten hun facturen niet op tijd betalen kan je namelijk zelf in de problemen komen. Daarom is een goed debiteurenbeheer een must. Met deze maatregelen vermijd je onbetaalde facturen.  
1. Kleine lettertjes

De eerste regel is: ‘stel goede algemene voorwaarden op’. Deze ‘kleine lettertjes’ zijn van groot belang, zeker als er problemen rijzen. Vermeld de algemene voorwaarden op iedere bestelbon, orderbevestiging en factuur. Zodra je klant dat document ondertekent, zijn de voorwaarden bindend. Denk dus op voorhand goed na wat je erin wil zetten en bespreek ze ook met je boekhouder of advocaat. Zo kan je onder andere de uiterste betaaltermijn bepalen en de voorwaarde opnemen dat het bedrag van je factuur verhoogt met een schadebeding van bijvoorbeeld 10% als je het geld niet op tijd ontvangt. Dat is een handige manier om je klant te motiveren om toch te betalen.

2. Maak werk van de papierwinkel

Papierwerk … het is de zwakke plek van heel wat enthousiaste starters. Eén gouden regel: steek al je orders meteen in een map, zodat je ze goed kan bijhouden. Zo heb je altijd een ondertekend document om op terug te vallen als er discussie zou ontstaan. Om die reden zijn mondelinge afspraken uit den boze. Heeft je klant gebeld om de oorspronkelijke deal te wijzigen? Bevestig de aanpassing dan ook op papier of op mail.

3. Werk met tussentijdse betalingen

Heb je een grote klus beet? Vraag dan een voorschot. Of werk met tussentijdse betalingen, op die manier kan je tijdig ingrijpen als je klant de afspraken niet nakomt. Factureer je op het einde van een job, doe dat dan altijd zo snel mogelijk. Je bent als ondernemer met honderd dingen tegelijk bezig, maar maak hier toch even tijd voor. Als je onmiddellijk je factuur stuurt kan je dat niet meer vergeten en beperk je de wachttijd. Stel eventueel een reminder in op de vervaldatum van de factuur. Dan kan je meteen controleren of je het geld hebt ontvangen. Zo niet, kan je onmiddellijk actie ondernemen om te voorkomen dat de onbetaalde facturen zich opstapelen.

Al ben je met honderd dingen tegelijk bezig, factureren doe je best zo snel mogelijk

4. Vraag het vriendelijk

Zelfs als een klant niet heeft betaald, blijft het nog altijd je klant. Word dus niet meteen boos, misschien is er gewoon een vergissing of vergeetachtigheid in het spel? Een vriendelijk telefoontje kan wonderen doen. Vraag waarom de factuur nog niet betaald is en spreek af tegen wanneer dat in orde zal komen. Zo’n gesprek geldt trouwens als officiële ‘ingebrekestelling’ van je klant. Ben je later toch genoodzaakt om de grove middelen in te zetten, dan kan je daarnaar verwijzen.

5. Kort en kordaat

Als de zachte aanpak niet werkt, kan je een kordatere aanmaningsbrief sturen. Daarin vermeld je duidelijk de nieuwe uiterste datum voor de betaling en voeg je eventueel een overschrijvingsformulier toe. Nadien kan je opteren voor een aangetekend schrijven. Verwijs daarin naar de voorgaande aanmaningen en vermeld de inmiddels bijkomende intresten en het schadebeding, als dat was opgenomen in je algemene voorwaarden.

6. Schakel hulp in

Helpen reminders niet? Huur dan een professional in. Je hebt verschillende opties. Zo kan je aankloppen bij een incassobureau, dat je klant zal aanmanen om te betalen. Sommige bureaus moet je alleen betalen als ze slagen in hun opzet, dus baat het niet, dan schaadt deze aanpak niet. Een incassobureau kan echter geen juridische procedure opstarten. Daarvoor moet je bij een advocaat zijn, die een gerechtelijke invordering kan opstarten. Check wel eerst de tarieven van je raadsman, want als het om een klein bedrag gaat wegen de kosten niet altijd op tegen een achterstallige factuur. Via je advocaat kan je eventueel een gerechtsdeurwaarder inschakelen om tot een betalingsregeling te komen. Als dat lukt hoeft de zaak niet voor de rechtbank te komen.  




2 reacties

Alle reacties worden voor publicatie gelezen -en goed- of afgekeurd- door het moderatie-team van HLN. Elke reactie moet voldoen aan deze gedragsregels.
Je naam en voornaam verschijnen bij je reactie.


  • Johnny Verhoeven

    Even persoonlijk langsgaan helpt ook.

  • Pieter Gettemans

    Eigenlijk zou de niet betalende klant de kosten van de advocaat ook moeten vergoeden . Een vast percentage of bedrag zou bij wet moeten geregeld worden .