5 tips van de boekhouder om je zaak te lanceren als een raket

Als zelfstandige weet je vast wel dat het belangrijk is om je administratie goed op orde te houden. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan, zeker als je weinig kaas hebt gegeten van boekhouden. Tania Vanden Brande van A2Z+ boekhouding verklapt enkele trucs die elke startende ondernemer op weg helpen.

 1. Kijk of het klikt

‘Je kan niet alles weten. Luister daarom zo veel mogelijk naar het advies van professionals’, weet Tania Vanden Brande. ‘De verzekeringsmakelaar, de bankier, de fiscalist, de boekhouder, ze kunnen je allemaal begeleiden met hun expertise.’ Maar hoe weet je nu of je een goede boekhouder hebt? ‘In de eerste plaats moet een boekhouder erkend zijn door beroepsinstituut BIBF of IAB. Maar daarnaast moet het vooral klikken tussen jullie. Wij zijn deontologisch gezien verplicht om een eerste kennismakingsgesprek gratis aan te bieden. Maak daar gebruik van voor je met iemand in zee gaat. Je moet niet met je boekhouder trouwen, maar je bouwt er wel een professionele relatie mee op. Zorg dat jullie elkaar begrijpen en vertrouwen.’

Shutterstock

2. Samen cijferen

Tania Vanden Brande: ‘Wees goed voorbereid als je een zaak begint. Heb je een idee, zoek dan uit of er een markt voor is. Breng je concurrenten in kaart, vraag prijzen bij hen op en bekijk wat jij beter kan doen. Spoor leveranciers op en onderhandel over de voordeligste deals. Stap dan met al die cijfertjes naar je boekhouder, zodat jullie alle informatie in een duidelijk financieel plan kunnen gieten. Daarin moet je ook rekening houden met doemscenario’s. Hoe gaat je winkel bijvoorbeeld blijven draaien als er wegenwerken in je straat zijn?’ Met dat uitgewerkt plan kan je naar de bank stappen, zodat je weet hoeveel geld je precies moet lenen. ‘Als alles van bij het begin duidelijk in kaart is gebracht, zal je later niet voor onaangename verrassingen komen te staan.’

Je moet niet met je boekhouder trouwen, maar je bouwt er wel een professionele relatie mee op

3. Zet het op papier

‘Maak er een gewoonte van om alle zakelijke afspraken op papier te zetten’, vervolgt de boekhoudster. ‘Belooft een leverancier je mondeling korting, stuur dan direct erna een mailtje om dat schriftelijk te bevestigen. Zo voorkom je dat je een hogere factuur ontvangt dan je verwachtte. Plaatst een klant een bestelling, maak er een bewijsje van. Zorg dat je duidelijk omschrijft wat er precies van jou wordt verwacht. Dan kan er later geen discussie ontstaan over het geleverde werk. Het zijn misschien details, maar op die manier kan je veel geld besparen.’

4. Niet tussen de soep en de patatten

‘Houd je administratie van in het begin goed bij’, vervolgt de boekhoudster. ‘Als zaakvoerder ben je met honderden dingen bezig. Het is dus verleidelijk om je betalingen tussen de soep en de patatten te doen, maar dan loopt het gemakkelijk mis. Leg liever een afspraak vast met je bureau, zoals je met een klant zou doen. Ga op het vooraf bepaalde tijdstip rustig zitten en werk je administratie af. Elke week. Soms zal dat amper tien minuutjes in beslag nemen, maar dat is géén reden om een week over te slaan. Zo gaan dingen net opstapelen.’

Het allerbelangrijkste is om je aankoopfacturen in het oog te houden. ‘Als je die niet goed opvolgt, krijgen je leveranciers niet betaald. Dan worden ze nijdig en gaan ze rappelkosten aanrekenen. Intresten en boetes gaan gewoon van je bankrekening, dat geld ben je dus kwijt. Zonde. Hou alle inkomende facturen chronologisch bij in een map. Heb je er een betaald, zet er een vinkje op. Moeilijker moet je het niet maken.’

5. Beter een vraag te veel

‘Ik zie de meeste van mijn klanten elk kwartaal’, aldus Tania Vanden Brande. ‘Dan wordt de btw-aangifte gedaan en nadien is het tijd om de cijfers te bespreken en samen te kijken wat de plannen zijn voor het volgende kwartaal. Als je om de drie maanden met je boekhouder samenzit, kan je ook goed in de gaten houden of je zaak de gewenste kant opgaat.’

Maar zit je tussendoor met een vraag, aarzel dan niet om je accountant op te bellen of om er langs te gaan. ‘Stel dat je een brief ontvangt met de melding dat er btw ontbreekt. Dan heeft het geen zin dat je in paniek schiet, naar de btw-dienst belt en begint uit te zoeken waar het precies over gaat. Op het einde van de rit zal je toch contact moeten opnemen met je boekhouder. Waarom doe je dat niet meteen? Dan kan die in jouw plaats de nodige diensten contacteren, als dat al nodig is. Als zaakvoerder is het je taak om met jouw business bezig te zijn. Niet om administratieve problemen op te lossen. Zodra er iets niet klopt, is de boekhouder om dat van je over te nemen. Maak daar gebruik van.’




Reacties

Alle reacties zijn welkom zolang ze voldoen aan de do's en don'ts die je hier kan terugvinden: gedragsregels. Elke dag ontvangen wij duizenden reacties, het kan enkele uren duren voor jouw reactie wordt geplaatst. Wordt jouw reactie afgekeurd dan werd er geoordeeld dat deze onze gedragsregels schendt.